Ausbildung zum/-r Kaufmann/-frau für Büromanagement Alle Infos zur Ausbildung und der einfachste Weg zu deinem Traumjob

Das Wichtigste vorab!

  • Es gibt viele Unternehmen, die diesen Beruf ausbilden
  • Ein mittlerer Bildungsabschluss ist wünschenswert
  • Die Ausbildungsdauer ist 3 Jahre, kann aber verkürzt werden
  • Deine Lieblingsfächer sind u.a. Mathe, Deutsch und Englisch
  • Dein Verdienst liegt zwischen 890 € - 1046 € im Monat
  • Du kannst dich in diesen Beruf gut weiterbilden
  • Du hast gute Übernahmemöglichkeiten nach deiner Ausbildung

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Realschulabschluss

wochentags

3 Jahre

Was machst du in der Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement?

Als Kauffrau/-mann für Büromanagement ist die Verwaltung dein zuhause. Dabei ist die Ausbildung zur Kauffrau/mann für Büromanagement neu strukturiert und ist aus den Berufen der Kauffrau/mann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann und des Fachangestellten für Bürokommunikation entstanden. Du wählst hier eine der modernsten Ausbildungsberufe derzeit.

Ob eine Rechnung gebucht werden muss oder dein Vorgesetzter seine Terminübersicht vorgelegt bekommen möchte oder unentwegt ein Kollege etwas von dir will, bist du die Ruhe in Person. Du findest die richtige Akte innerhalb kürzester Zeit und kannst mit dem Kunden alle wichtigen Punkte besprechen, um dann in Anschluss das Gespräch in einem Dokument zusammenzufassen und entsprechende Auftragsänderungen festzuhalten. Zudem müssen eigentlich noch Geschäftsreisen usw. reserviert werden. Wie du siehst, musst du schon Multi-Tasking fähig sein, um alle diese Aufgaben in Ruhe erledigen zu können. 

Deine Aufgaben im Überblick

Assistenz

Du bist die bessere Hälfte der Geschäftsführung oder eines Abteilungsleiter und unterstützt, indem du Daten, Zahlen und Fakten dokumentierst, verwaltest und ordnest. Als Kauffrau für Büromanagement solltest du ein gutes Ordnungsvermögen haben, damit du immer den Überblick behältst. Du kennst dich nach deiner Ausbildung mit allen gängigen Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint aus und weist wie du sie auch wendest. Diese Programme brauchst du, um Serienberief, Geschäftsbriefe oder individuelle Briefe aufzusetzen. Du bist aber auch für die Ausarbeitung oder Auswertung von Statistiken verantwortlich. Es gibt aber auch noch viele weitere Aufgabengebiete dich für dich interessant sein können. Gerade während deiner Ausbildung merkst du schnell, welcher Bereich dir am besten Spaß macht und du kannst dann entsprechende Wahlfächer in der Berufsschule belegen, um diese Kenntnisse zu vertiefen. Spreche einfach mit deinem Vorgesetzten was es für Möglichkeiten gibt.

Verwaltung

In der Hauptverwaltung regelst du den Post- und Bankverkehr. Du bist mit für die Buchhaltung zuständig. Du erstellst Rechnungen und kontierst diese vor. Du bist für die Eingangs-und Ausgangsrechnung zuständig. Auch hier brauchst du wieder ein Ordnungsgeschick, denn du weißt genau Bescheid, wo welche Rechnung liegt. Strukturiertes Arbeiten ist hier sehr wichtig und ein gutes Zahlenverständnis. Schließlich kann ein falsches Komma setzten, bereits eine Fehlbuchung um mehrere Tausend Euro bedeuten. Du hast hier also einen sehr verantwortungsvollen Bereich. Auch hier gilt: Schau es dir einfach an! Oft durchläufst du in der Verwaltung auch die Personalabteilung. Hier werden Personalakten bearbeitet, Krankmeldungen und Urlaubsanträge bearbeitet, sowie Bescheinigungen die der Arbeitgeber z.B. für Ämter benötigt.

Marketing und Vertrieb

Du bist kommunikativ? Du bist redegewandt? Du kannst überzeugen? Du arbeitest gerne mit anderen Menschen? Dann könnte die Abteilung im Marketing und Vertrieb genau die Richtige für dich sein. Als Kauffrau für Büromanagement arbeitest du viel mit Kunden. Du nimmst Anfragen von Kunden an, erstellst entsprechende Angebote, nimmst die Aufträge entgegen und überträgst diese ins Buchungssystem. Schließlich heißt es hier wieder: Ordnung muss Sein! Evtl. könnte auch der Bereich im Onlinemarketing interessant sein. Gerade jüngere Kollegen werden gerne für die Social-Media Kampagnen eingesetzt. Vielleicht auch für dich interessant? Entsprechend Posts setzen, diese auswerten und Kampagnen planen.

Wie du siehst bist du als Kauffrau/-mann für Büromanagement weit mehr als eine Tippse und die rechte Hand des Chefs. Du bist für sämtliche Aufgaben in der Verwaltung mit verantwortlich. 

Wenn du also, DIE/DER Ansprechpartner Nr. 1 werden willst und du gut planen kannst und auf geregelte Arbeitszeiten Wert legst, dann ist dieser Ausbildungsberuf genau der Richtige. Wenn aber Mathe für dich eins der Hassfächer ist und es dir schwer fällt Ordnung zu halten und du zusätzlich nicht gerne ans Telefon gehst, dann lass die Finger von diesem Beruf. Er wird dich nicht auf lange Sicht glücklich machen. Schau dich gerne bei uns weiter um.

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Welche Voraussetzungen solltest du mitbringen als Kauffrau/-mann für Büromanagement?

Diese Ausbildung ist sehr anspruchsvoll, daher haben viele Unternehmen hohe Ansprüche an dich. In der Regel hast du bereits gute Chancen mit einem guten Realschulabschluss. Jedoch ist dieser Ausbildungsberuf sehr gefragt, daher bewerben sich auch viele Ausbildungssuchenden mit einem Abitur. Es ist wichtig, dass du dich den Hauptfächern anstrengst und gute Noten vorweisen kannst. Du wirst jedoch viel am Computer arbeiten, daher hättest du einen großen Vorteil, wenn du dich bereits mit den MS-Office Produkten wie Word, Excel und PowerPoint auskennst und bereits erste Erfahrungen gesammelt hast. Einen kleinen Vorsprung gegenüber anderen könntest du haben, wenn du in der Schule schon einmal das Zehnfingertippen lernst. Möchtest du gerne in einem internationalen Unternehmen arbeiten, dann sind selbstverständlich auch gute Sprachkenntnisse wie Englisch oder Französisch von Vorteil. ABER: Noten sind auch nicht alles. Du solltest für diesen Beruf wichtige Voraussetzungen mitbringen, wie:

  • Gute Ausdrucksweise
  • Organisationsgeschick
  • Flexibel und Selbständig
  • Teamfähigkeit
  • Sorgfältiges und strukturiertes Arbeiten
  • Gute Konzentration und Multi-Taskingfähig
  • Zahlenverständnis
  • Kommunikativ und Freundlich

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Wie läuft deine Ausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement ab?

Deine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement bzw. Kauffrau für Büromanagement dauert in der Regel 3 Jahre. Diese kann jedoch entweder direkt vor Beginn verkürzt werden, dafür brauchst du aber einen hohen Schulabschluss (Abitur), dann kannst du deine Ausbildung bereits nach 2 Jahren beenden.. Du kannst aber auch während deiner Ausbildung, um ein halbes Jahr verkürzen, oft hast du die Möglichkeit nach einer guten Zwischenprüfung zu verkürzen. Spreche dafür am besten mit der Personalabteilung. 

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement ist eine duale Ausbildung, d.h. du bist nicht nur in deinem Unternehmen tätig, sondern auch in der Berufsschule. Diese kann an festen Tagen in der Woche stattfinden, oder als Blockunterricht. In der Berufsschule lernst du das ganze Theoriewissen Deine schulischen Ausbildungsinhalte sind Fächer wie Deutsch, Sozialwissenschaften, Mathe, Englisch, Wirtschaft, aber Fächer wie Personalwirtschaft, Projektplanung, Kundenakquise wirst du lernen. Es werden dir auch die MS-Office Programme wie Word, Excel und PowerPoint näher gebracht.

Deine betrieblichen Ausbildungsinhalte sind vor allem die Einbindung in dein Unternehmen. Du lernst bestimmte Abläufe und Organisationsstrukturen kennen, die für dein tägliches Arbeiten wichtig sind. So kannst du sehr schnell die ersten Arbeiten selbständig und verantwortungsvoll übernehmen. Auch im Betrieb lernst du die gängigen EDV-Programme kennen, damit du schnell die ersten Texte schreiben, Projekte planen und Kalkulationen durchführen kannst. Du verfasst Angebote und vergleichst diese. Du wertest bestimmte Kundendaten aus. Du bist später für die Gehaltsabrechnung zuständig. In deiner Ausbildung kannst du dann entsprechen Schwerpunkte wählen.

Nach der Hälfte deiner Ausbildung steht eine Zwischenprüfung an, um dein Wissensstand zu prüfen. Am Ende deiner Ausbildung folgt die Abschlussprüfung. Auch hier wird dein theoretisches Wissen abgefragt und auf eine praxisbezogene Aufgabenstellung angewendet.

Deine Arbeitszeiten als Bürokauffrau für Büromanagement sind geregelt. In der Regel arbeitest du von Montag – Freitag 8 Stunden. Am Wochenende musst du nicht arbeiten. Da gerade in der Verwaltung oft feste Bürozeiten herrschen, sind verkürzte Arbeitszeiten nicht die Regel. Die Kunden sollen schließlich einen Ansprechpartner erreichen und nicht mit der Mailbox quatschen

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Was verdienst du in der Ausbildung zum/-r Kauffrau/mann für Büromanagement?

Durchschnittliche Ausbildungsvergütung (€/Monat)

Wo kannst du deine Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement beginnen?

Hier hast du eigentlich die Qual der Wahl, ob bei einem großen Konzern oder in einem kleinen Start-up. Es stehen dir die Türen offen. Du kannst in den unterschiedlichsten Unternehmen deine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement beginnen. Hier musst du dir Gedanken machen, welches Unternehmen zu dir passt. Ist es der große Konzern oder lieber doch das Familienunternehmen? Magst du es lieber locker oder doch seriös? Alles hat seine Vor- und Nachteile. Bei einem kleineren Unternehmen bekommst du sehr viel mit, weil du direkt beim Chef „auf dem Schoß“ sitzt und du kannst unmittelbar deinen Vorgesetzten unterstützen. Bei einem sehr großen Unternehmen ist es oft nicht der Fall, aber da hast du wesentlich mehr Entwicklungsmöglichkeiten und kannst dich besser hocharbeiten. Also für jeden ist etwas dabei. Mach dir einfach Gedanken darüber, was du gerne möchtest. Mache dir auch Gedanken über die Kleiderordnung. Auch hier gibt es Unterschiede zwischen Groß und Klein. Bei großen Unternehmen ist oft Business-Outfit Pflicht und in kleineren oft etwas legerer. Auch hier der Tipp zum Vorstellungsgespräch: Achte auf dein Outfit. Es ist wichtig, dass du dich angemessen kleidest und nicht negativ auffällst.

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Welche Weiterbildungsmöglichkeiten hast du als Kauffrau/-mann für Büromanagement?

Nach deiner Ausbildung stehen dir viele Türen offen. Du kannst dich berufsbegleitend weiterbilden oder aber auch studieren gehen. Du kannst Fortbildungen besuchen, um die Karriereleiter weiter hoch zu klettern oder dich fachlich weiter qualifizieren. Welche Bereiche haben dir in deiner Ausbildung am meisten Spaß gemacht? Dann schau doch einfach mal nach, welche Weiterbildungsmöglichkeiten du in dieser Fachrichtung hast. Ist es Buchhaltung? Dann wäre der Bilanzbuchhalter evtl. etwas für dich. Du könntest dich in den folgenden Bereichen weiterbilden:

  • Fachkauffrau/-mann, Fachwirt/-in oder Betriebswirt/-in: Diese Weiterbildung kannst du berufsbegleitend absolvieren und dauern in der Regel zwei Jahre. Nach erfolgreicher Beendigung kannst du auch Gehaltsgespräch einfordern
  • Bilanzbuchhalter: Hier brauchst du jedoch Berufserfahrung. Du musst nach deiner Ausbildung mindestens drei Jahre Berufserfahrung gesammelt haben, bevor du diese Weiterbildung machen kannst. Auch diese Weiterbildung kannst du berufsbegleitend absolvieren aber auch Vollzeit.
  • Studium: Wie wäre es mit einem BWL-Studium? Ein Studium kannst du berufsbegleitend und in Vollzeit beenden. Vielleicht ist auch ein duales Studium etwas für dich.
  • Seminare oder Lehrgänge: Du kannst dich auch innerhalb deines Unternehmens weiterbilden und entsprechende Lehrgänge besuchen, wie z.B. EDV-Lehrgang, Kaufmännische Fachkraft oder Personalsachbearbeitern
  • Ausbilder: Du möchtest vielleicht gerne selber einmal einen Azubi anlernen? Dann wäre diese Weiterbildung richtig, danach darfst du die Azubis betreuen.

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